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Digitale Verträge

Mit dem Modul für digitale Verträge können Sie Arbeitsverträge direkt in Squadra erstellen, versenden und von Mitarbeitenden mittels einfacher digitaler Unterschrift unterzeichnen lassen. Dies spart Zeit, reduziert den administrativen Aufwand und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.

1. Unterschrift des Arbeitgebers hinterlegen​

Bevor Sie Verträge versenden können, muss die Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person im System hinterlegt werden. Diese wird automatisch an der entsprechenden Stelle in die Vertragsvorlagen eingefügt.

Vorgehensweise:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Betriebe > [Ihr Betrieb] > Verträge.
  2. Scrollen Sie zum Bereich Unterschriften.
  3. Klicken Sie auf + Unterschrift hinzufügen.
  4. Wählen Sie die entsprechende Person aus und laden Sie ein Bild der Unterschrift hoch.

2. Vertragsvorlagen verwalten​

Vorlagen ermöglichen es Ihnen, Standardverträge mit dynamischen Platzhaltern (Variablen) zu erstellen. Diese Variablen werden beim Erstellen eines echten Vertrags automatisch mit den Daten des Mitarbeitenden (z. B. Name, Adresse, Lohn) gefüllt.

Vorgehensweise:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Betriebe > [Ihr Betrieb] > Verträge.
  2. Klicken Sie unter Vorlagen auf + Vorlage hinzufügen.
  3. Nutzen Sie den Editor, um den Vertragstext zu verfassen.
  4. Über das Variablen-Menü können Sie Platzhalter für Mitarbeitenden-Daten, Firmendaten oder Vertragsdetails einfügen.
  5. In der Vorschau sehen Sie das fertige PDF-Layout inklusive Logos und Unterschriften.

3. Verträge einzeln erstellen​

Sie können für jeden Mitarbeitenden individuell einen Vertrag auf Basis Ihrer Vorlagen generieren.

Vorgehensweise:

  1. Navigieren Sie zum Menüpunkt Team und wählen Sie die gewünschte Person aus.
  2. Wechseln Sie in den Reiter Verträge und klicken Sie auf + Neu.
  3. Geben Sie die Vertragsdetails ein (Funktion, Anstellungsverhältnis, Pensum, Beginn/Ende).
  4. Wichtig: Aktivieren Sie die Option "Dieser Vertrag muss von dem Mitarbeiter:innen digital unterzeichnet werden".
  5. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und speichern Sie den Vertrag. Der Mitarbeitende erhält den Vertrag sofort in seiner App zur Unterschrift.

4. Mehrere Verträge gleichzeitig erstellen (Bulk-Creation)​

Falls Sie für eine ganze Gruppe von Mitarbeitenden (z. B. Saisonpersonal) gleichzeitig Verträge erstellen müssen, bietet Squadra eine effiziente Massenverarbeitung.

Vorgehensweise:

  1. Navigieren Sie zum Hauptmenüpunkt Verträge.
  2. Klicken Sie oben rechts auf den lila + Button.
  3. Filtern und markieren Sie alle Personen, für die ein Vertrag erstellt werden soll.
  4. Geben Sie die Vertragsdaten ein, die für diese Gruppe einheitlich gelten sollen.
  5. Wählen Sie die Vorlage aus und bestätigen Sie die Erstellung für alle ausgewählten Personen.
Status-Kontrolle

Im Bereich Verträge finden Sie eine Status-Übersicht. Sie sehen dort auf einen Blick, welche Verträge bereits unterschrieben, noch ausstehend oder bereits archiviert sind. Sobald ein Mitarbeitender unterzeichnet, wird das Dokument automatisch als PDF mit einem Zeitstempel und Verifizierungspfad hinterlegt.

5. Anpassen von Verträgen​

Falls Sie Vertragsinformationen eines unterschriebenen Vertrags eines Mitarbeiters anpassen, wird der Vertrag zur nochmaligen Unterschrift dem Mitarbeiter nochmals zugestellt. Die historisierte Version wird in der Detailansicht verfügbar gemacht.